프레젠테이션은 회사생활이나 사업을 한다면 가장 중요한 요소입니다. 오늘은 성공하는 프레젠테이션(경쟁 PT)을 위해 어떤 준비를 해야 하는지 알아보도록 하겠습니다.
성공하는 프레젠테이션을 위한 4가지 방법
1. 경쟁자보다 먼저 준비를 시작한다
2. 발표 3일 전에는 자료수정을 하지 않는다
3. 충분한 리허설을 반복한다
4. Q&A 슬라이드와 질의응답을 미리 준비한다
1. 경쟁자보다 먼저 준비 시작하기
성공하는 프레젠테이션을 위해서 가장 중요한 것은 경쟁자보다 먼저 준비를 시작해야 한다는 점입니다. 대부분의 제안 프레젠테이션은 제안전문가가 발표하는 것이 아니라 기술전문가가 하기 때문에 경쟁자와 우리 모두 PT에 있어서는 비전문가입니다.
비전문가끼리 경쟁함에 있어서 가장 중요한 점은 물리적 시간을 투자해서 충분한 연습을 하는 것입니다.
2. 발표 3일 전에는 자료 수정 금지
성공하는 PT는 청중을 바라보면서 하는 것이 필수입니다. 그러기 위해서는 당연히 발표내용을 숙지하고 있어야 하며, 이를 위해서는 많은 연습이 필요합니다.
이런 자연스러운 발표가 가능하려면 발표자료에 대한 이해가 필요합니다. 여기서 PPT 슬라이드는 나의 발표를 효과적으로 보조하는 수단일 뿐이지 몇 개의 오타나 단어가 경쟁 PT 승리 여부를 결정하지는 않습니다.
가장 잘못된 행동은 발표 직전까지 슬라이드를 수정해가면서 발표연습 시간을 낭비하는 상황입니다. 하지만 이런 사태는 현장에서 비일비재하게 일어나는 상황입니다.
꼭 기억해야할 포인트는 '완벽한 PPT가 아니라 탁월한 프레젠테이션을 준비'하는 것입니다.
3. 충분한 리허설 반복
앞서 설명하였듯이 PPT를 수정하는 시간을 줄이고, 나의 발표를 탁월하게 하는데 집중해야 합니다.
리허설은 3단계로 진행하고, 수차례 반복해야 합니다.
- 혼자 스크립트를 읽어보면서 발표 내용을 정확히 숙지한다
- 슬라이드를 사용하면서 혼자 또는 두어 명의 청중 앞에서 발표를 해본다. 이때 중요한 점은 시간 소요 체크이다.
- 실제 환경과 가장 유사한 상황을 만들어서 리허설을 진행해본다. 특히 가상의 평가자를 두고 질의응답까지 해보면 많은 도움이 된다
리허설은 반복해서 많이 해보는 것이 중요합니다. 사업의 규모나 중요성에 따라 다르겠지만 정말 중요하고 승부를 걸어야 하는 프레젠테이션의 경우 10번 이상, 단어 하나하나가 자연스럽게 입에 붙을 때까지 반복 리허설을 하여야 합니다.
4. 질의응답 슬라이드 준비와 사전 리허설
질의응답 슬라이드를 미리 준비하는 것은 필수입니다. 우리의 핵심 특화요소나 강점, 경쟁자와의 차별화 요소, 또는 고객의 핵심 이슈의 관점에서 생각을 해보면 예상 질문을 추측해볼 수 있습니다.
또한 질의응답도 사전 리허설을 해야 합니다. 질문에 대답하는 뉘앙스와 공격적인 질문자가 있을 때 대응하는 훈련을 반복해야 합니다.
그리고 발표 중 준비한 예상 질문이 나올 때를 대비해서 관련 슬라이드를 빠르게 화면에 띄우는 연습도 여러 번 반복해봐야 합니다.
프레젠테이션의 질의응답은 모든 발표에서 중요하지만 사기업보다 공공 발주에서, 특히 공공 발주 중에서도 발주처의 영향력보다 평가위원의 영향력이 더 큰 조달 평가에서 매우 중요합니다.
오늘은 성공하는 프레젠테이션(PT) 준비를 위한 4가지 방법을 순서대로 알아보았습니다. 대부분 직장인들은 앞에 나가서 발표하는 것을 꺼려합니다.
하지만 일을 하는 이상 피할 수 없는 상황이 있을 수밖에 없으며, 대충 하는 시간을 때우는 것이 아닌 성공적인 발표로 성과까지 이끌어내야 하는 상황이 종종 발생합니다.
평소 충분한 자기 계발로 기회를 잡을 수 있는 역량을 미리 준비해보시길 바랍니다.